Dorpshuis 't Honk

    EXMORRA

    Reglement Dorpshuis

                gegevens bezoekadres:

                't Honk, Dorpsstraat 48, 8759 LE Exmorra

                gegevens postadres:

                secretariaat Stichting Dorpshuis 't Honk,

                           p/a Ds W. a Brakelstraat 41, 8759 LL Exmorra

                Spoed:

                Alarmnummer: 112 (gratis)

                Politie:

                De politie in de buurt: 0900-8844

    2.           bestuur / organisatie

                't Honk behoort toe aan de Stichting Gemeenschapshuis Exmorra-Allingawier.

                Het bestuur van deze stichting wordt gevormd door de volgende personen:

    ·      Gerrit van der Steege, voorzitter

    ·      Agnes Drost, secretaresse

    ·      Bauke Buma, penningmeester

    ·      Tjitse Schilstra, lid

    ·      Gerhard Reuvers, lid

    ·      Douwe Postma, lid

    3.            taakverdeling bestuur

    Voorzitter

    Gerrit van der Steege

    ·       algemene zaken

    ·       voorbereiden / leiden

    bestuursvergaderingen

    ·       externe communicatie, incl. kopij DN

    ·       contacten gemeente Súdwest Fryslân

    ·       opstellen contracten met externen

    ·       verhuur woning

    ·       subsidie onderhoud gebouwen / MOP

    Secretaresse

    Agnes Drost

    ·       secretariaatswerkzaamheden

    ·       notuleren vergaderingen

    ·       afhandelen correspondentie

    ·       beheer archief

    ·       opstellen roosters vrijwilligers bardienst

    ·       opstellen roosters vrijwilligers schoonmaak

    ·      
    doet de was

    agenda beheer `t Honk

    Penningmeester

    Bauke Buma

    ·       beheer financiën

    ·        aanmelden burendag / NL-doet

    ·       afspraken huurders 't Honk

    ·       sturen / betalen facturen

    ·       verzekeringen

    Leden:

    allen

    ·       organisatie rommelmarkt

    ·       coördinatie interieur/aankleding 't Honk

     

    Tjitse Schilstra

    ·       sleutelbeheer

    ·       onderhoud gebouwen / installaties

     

    Gerhard Reuvers

    ·       onderhoud gebouwen / installaties

     

    Douwe Postma

    ·       onderhoud gebouwen / installaties

    4.            woning

                         Tot het eigendom van de stichting behoort ook de naastgelegen woning Dorpsstraat 50. De woning wordt verhuurd. De bewoners gebruiken de

    volgende zaken:

    ·           de losse houten dubbele berging, incl. het pad aan de zuidzijde van de gebouwen;

    ·           het terras achter de woning waarop de vluchtdeuren van de grote zaal op uitkomen;

    ·          het gebruik van 1 parkeerplaats bij 't Honk.

    5.            exploitatie/beheer

                 Het bestuur is verantwoordelijk voor de exploitatie en het beheer. Voor het uitvoeren van werkzaamheden om het dorpshuis draaiende te houden

    schakelt het bestuur vrijwilligers in. Het openen en afsluiten van het dorpshuis kan door vrijwilligers gebeuren, dit gebeurt altijd onder verantwoordelijkheid van het bestuur.

                 De voorraden (drinken/snacks) worden wekelijks door het bestuur gecheckt en zo nodig aangevuld. Producten welke 'over datum' zijn worden

    verwijderd. Contactpersoon bestuur in dezen: Agnes Drost.

                 Het beheer van de gebouwen en het terrein is een taak van het bestuur. Het bestuur zal voor de uitvoering van kleine onderhoudswerkzaamheden

    vrijwilligers inschakelen. Indien er storingen zijn aan installaties of iets dergelijks, dient de vrijwilliger hierover contact op te nemen met het bestuur.

                 Het verstrekken van opdrachten aan bedrijven voor het uitvoeren inspecties en/of onderhoudswerkzaamheden kan alleen door leden van het bestuur

    worden gedaan. Contactpersoon: Tjitse Schilstra.

                 Binnen de gebouwen van 't Honk, incl. toegangsportaal, geldt een algeheel rookverbod.

    6.            vrijwilligers

                 Voor het uitvoeren van werkzaamheden in 't Honk, schakelt het bestuur vrijwilligers in.

                Voor de vrijwilligers die bardiensten draaien zijn de volgende kwalificatienormen van toepassing:

    a.      barvrijwilligers zijn tenminste 18 jaar oud;

    b.      zij hebben een instructie verantwoord alcohol schenken gevolgd;

    c.      zij staan als vrijwilliger bij de stichting geregistreerd;

    d.      zij zijn betrokken bij de activiteiten van de Stichting.

                 De vrijwilligers ontvangen geen financiële vergoeding voor het doen van deze werkzaamheden. In opdracht van het bestuur gemaakte onkosten zullen

    worden vergoed. Hierover moeten dan vooraf met het bestuur afspraken over worden gemaakt. Het bestuur werft vrijwilligers en stelt een schema op voor de inzet van vrijwilligers en verstrekt dit aan de vrijwilligers. Een actueel vrijwilligersschema is achter de bar in 't Honk aanwezig.

                 Het is vrijwilligers, die bardienst doen, niet toegestaan alcoholische dranken te gebruiken. Gedurende de dienst van een vrijwilliger mag deze

    kosteloos drie consumpties voor rekening van het bestuur nemen. Meerdere consumpties komen voor eigen rekening.

                 Tot de taken van de vrijwilligers behoort het volgende:

    1.        openen dorpshuis

    2.        vroegtijdig controleren of de verwarming goed is ingesteld

    3.        zo nodig klaarzetten meubilair

    4.        gereed zetten servies

    5.        koffiezetten

    6.        overlegd met gebruiker of blijvende aanwezigheid gewenst is

    7.        noteren aantal genuttigde consumpties/snacks

    8.        opruimen servies e.d.

    9.        afwassen servies

    10.     terugzetten geldkluis (zo nodig geld meenemen / naar de penningmeester brengen)

    11.     bij tekort aan spullen (drinken/snacks) dit doorgeven aan contactpersoon bestuur

    12.     zo nodig weer terugplaatsen meubilair

    13.     verwarming op nachttemperatuur  instellen (17ºC)

    14.     verlichting uitdoen

    15.     afsluiten dorpshuis

    7.           beheerszaken

                Als onderdeel van het beheer worden door het bestuur jaarlijks de tarieven vastgesteld voor:

    1.     prijzen consumpties/snacks

    2.     huurprijzen ruimten

    3.     arrangementen

    Voor het gebruik/huur van ruimten door verenigingen en/of instanties in het 't Honk geldt een vooraf met het bestuur overeengekomen huurprijs.

    Het bestuur brengt de overeengekomen huurprijs en de kosten van de genuttigde consumpties e.d. bij de desbetreffende vereniging/huurder in rekening.

    Indien een vereniging of instantie speciale wensen heeft voor het gebruik van 't Honk, dan kunnen deze alleen met een vertegenwoordiger van het bestuur worden overeengekomen.

    8.            openingstijden

                De openingstijden van t Honk van maandag t/m vrijdag zijn afgestemd op de tijdstippen waarop de vereniging e.d. een ruimte hebben

    besproken/gehuurd.

                Daarnaast gelden voor 't Honk (in het winterseizoen) rondom het weekend de volgende openingstijden:

    *    vrijdags         20.00 – 01.00 uur

    *    zaterdags     17.00 – 01.00 uur

    Bij de sluitingstijden zal de toegangsdeur worden gesloten.

                In de zomerperiode gelden andere openingstijden. Zie hiervoor de informatie achter het raam aan de straatzijde.

                Bij algemeen erkende feestdagen en festiviteiten gelden afwijkende openingstijden, welke het bestuur vroegtijdig zal vaststellen.

    9.            financiële zaken (munten/kassa/)

                Alle financiële zaken van het dorpshuis worden door het bestuur behartigd.

                Aan het eind van de avond worden de gebruikte consumpties/snacks door degene die dan bardienst heeft afgerekend.

    10.         verzekeringen

                De vrijwilligers die in en rond 't Honk werkzaam zijn, zijn verzekerd via een gemeentelijke polis. De opstallen en inboedel zijn door het bestuur

    verzekerd.

    11.         wettelijke regelingen

             Horecavergunning

             Het bestuur draagt zorg voor de aanwezigheid van een geldige horecavergunning.

             Sociale hygiëne

             Twee bestuursleden zijn in het bezit van een Verklaring  Sociale Hygiëne. Daarnaast zijn ook enkele vrijwilligers in het bezit van deze Verklaring. Een

    kopie van de certificaten Verklaring Sociale Hygiëne zijn in 't Honk aanwezig.

             Jaarlijks wordt door het bestuur instructie gegeven aan (bar-)vrijwilligers inzake Sociale Hygiëne. Een online instructie verantwoord alcoholschenken www.nocnsf.nl/IVA

    kunnen barvrijwilligers verkrijgen via de website:

             BedrijfsHulpVerlening (BHV)

             Vrijwilligers vallen formeel niet onder de Arbo-wet. Bestuurders van vrijwilligersorganisaties zijn geen werkgever.

    12.        communicatie

                De communicatie naar de bewoners in de dorpen Exmorra en Allingawier vindt op een aantal manieren plaats:

    ·        middels artikelen in Doarpsnijs (maandblad)

    ·        middels infobulletins bij 't Honk

    ·        huis-aan-huis nieuwsbrief

    ·        via www.dorpshuisithonk.nl

                De voorzitter van het bestuur is verantwoordelijk voor externe communicatie.

    Vastgesteld in de vergadering van het Stichtingsbestuur d.d. 22 januari 2018.

    Gerrit van der Steege, voorzitter

     Agnes Drost, secretaresse            

    Footer message

    1.            contactgegevens

    Reglement Dorpshuis 't Honk te Exmorra – Allingawier